إدارة الــوقت

1- التخطيط والوقت :
• الوقت يرافق التخطيط في جميع عملياته , ويرتبط بشكل أساسي به حيث يربط التخطيط بين العمليات المتعاقبة التي يشتمل عليها النشاط الإداري
• الخطة الناجحة هي الخطة المحددة بمدة زمنية
• هرمية الأهداف

• يتم وضع جدول زمني للأهداف وفق الأولويات أو جزئياتها
2- التنظيم والوقت :
• التنظيم الجيد يقلص الزمن المطلوب لأداء الأعمال
• يرتبط موضوع الوقت بالتنظيم الإداري من عدة نواحي (تحديد مهمات العاملين واختصاصاتهم , تقسيم العمل بشكل موضوعي , تبسيط الإجراءات ..)  
3- التوجيه والوقت :
• تحضير المعلومات اللازمة والهدف منها
• إرشاد العاملين إلى كيفية انجاز العمل
• التوجيه في زمن قصير وفترات متفاوتة لتجنب الملل
• توافر قواعد ثابتة وسليمة لبيئة العمل (الاتصالات , مفهوم مجموعات العمل , ايجاد علاقات اجتماعية طيبة , توفر جو نفسي مريح .. )
• السياسة الحافزة الفعالة
4- الرقابة والوقت :
• الكشف عن الأخطاء قبل الوقوع بها ومنع حدوثها
• يجب أن تكون نابعة من الذات
• تعتمد على الثقة والرغبة بتحقيق الأهداف

5- اتخاذ القرارات والوقت :
• تحتاج عملية اتخاذ القرارات إلى فترة زمنية معينة
• اختلاف الظروف والمشكلات تؤثر على اتخاذ القرارات والوقت المحدد لها
• اختلاف النمط القيادي في الشركة يؤثر على سرعة اتخاذ القرار

مضيعات الوقت :
• عدم الالتزام بالدوام
• زيادة الاجتماعات عن الحد المعقول
• عدم كفاية المعلومات وأجهزة الاتصال
• المكالمات الهاتفية الزائدة عن الحد
• قراءة الصحف والمجلات بدون داعي
• تضخم عدد العاملين , والموظفين غير المؤهلين
• سوء الإدارة وعدم كفاية التنظيم
• التردد في اتخاذ القرار , والقرارات السريعة
• الخوف من ارتكاب الأخطاء , ولوم الآخرين
• التفويض غير الصحيح أو بدون سلطات
• سوء ترتيب الأولويات
• المقاطعات أثناء العمل
• المجاملات والتفاعل الاجتماعي ضمن الشركة , و الزيارات المفاجئة
• الأنشطة الشخصية
• ترتيب الوثائق
• البدء بتنفيذ مهمة قبل التحضير والتخطيط لها
• الانتقال لمهمة جديدة قبل انهاء المهمة السابقة
• القيام بأعمال متعددة بنفس الوقت
• الاهتمام بمسائل روتينية قليلة الأهمية
• الأخطاء
• التقديرات غير الواقعية للوقت

السيطرة على مضيعات الوقت :
• تحديد الأهداف من خلال التخطيط والتنظيم
• ترتيب الأولويات
• ترتيب المكتب وتنظيمه
• التحكم في المقاطعات والمجهودات
• تطبيق أسس ومهارات الاتصال الفعال
• تجزئة الوقت : إلى وقت مسيطر عليه ووقت غير مسيطر عليه
• التركيز : عدم التشتت في أكثر من عمل

الإدارة الفعالة للوقت : (الفرق بين دفع فاتورة في المؤسسة أو المصرف , وبين دفعها من خلال الموقع الالكتروني أو الصراف الآلي ؟؟ )
• يجب التعامل مع الوقت على أنه مورد يجب استثماره لتحقيق النتائج المطلوبة
• يجب تبني شعار : اعمل بطريقة أذكى لا بجهد أكبر
• يجب النظر إلى الهف أولاً ثم الإطار ثانياً , الرؤية أولاً والطريقة ثانياً , الفاعلية أولاً والكفاءة ثانياً
• مفتاح إدارة الوقت هي السيطرة عليه وإدارته

منهج الإدارة الفعالة للوقت :
• منهج / نظِّم نفسك :
 - تنظيم الأشياء :ضبط كل شيء بدءاً من مفاتيح الأبواب
 - تنظيم المهمات : استخدام قوائم وخرائط تخطيط , اعطاء الأوامر , تحديد خطوات التنفيذ
 - تنظيم الأفراد : تحديد المهمات , التفويض , نظام متابعة أداء
        يجب عدم الإسراف في التنظيم بحيث يصبح التنظيم هدفاً بنفسه بدل أن يكون وسيلة , أو يأخذ وقتاً أكثر من وقت العمل
• منهج / المحارب (البقاء والاستقلالية) :
 - العزل : نظام حماية , سكرتارية , أبواب مغلقة , أجهزة رد على الهاتف ..
 - الانعزال : تغيير الموقع بحيث يحقق العزلة ويتفرغ لعمله بدون مقاطعة
 - التفويض : وهو نقل السلطة لجهة أدنى مؤقتاً لتوفير الوقت  : هذا المنهج له آثار سلبية أحياناً بحيث يصبح فجوة بين المدير وعناصره
• منهج / الهدف (الإنجاز) : اعرف ما تريده ثم ابذل جهدك لتحقيقه اعتماداً على التخطيط  ووضع الأهداف
• منهج / التسلسل ( الأولويات وتحديد القيم ) : بإمكانك أن تفعل ما تريد ولكن ليس لك أن تحقق ما تريد دائماً
• منهج / الأدوات التكنولوجية : اعتماداً على (الجدول الزمني , المفكرة اليومية , الحاسب الآلي)
• منهج / المهارة في إدارة الوقت : إدارة الوقت مهارة شخصية اعتماداً على :
 - استخدام تقاويم المواعيد ومفكراتها
 - اعتماد قائمة مهمات
 - تحديد الأهداف
 - تفويض
 - تنظيم
 - وضع اولويات

المنهج المتطور في إدارة الوقت :
• عملية التخطيط
 - تحديد الأهداف وترتيبها حسب الأهمية
 - تخصيص الوقت اللازم حسب الأولوية
 - تحليل الوقت

• عملية التنظيم
 - تفويض السلطات والأعمال
 - تنظيم وترتيب مهمات العمل
• - عملية اتخاذ القرار
• إدارة المقاطعات الهاتفية والشخصية
• إدارة الاجتماعات
• إدارة مكان العمل
• الاتصال الفعال